Gegevens buit maken, het lekken van informatie en het achterlaten van een laptop in de auto. Iedereen heeft er weleens over gelezen, kent een voorbeeld of heeft het zelf meegemaakt. In een planning zijn vaak gevoelige bedrijfs- en persoonsgegevens opgenomen. In deze blog geven we drie tips om deze situaties te voorkomen en de planning dus goed te beveiligen. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

Tip 1: Versterk de veiligheid van je planning door een softwaretool te gebruiken

Gebruik een planning tool die gebruikersrechten toekent. Dit laat je toe om te reguleren wie toegang heeft tot bepaalde informatie en wie bepaalde acties kan uitvoeren. Enkel de geautoriseerde medewerkers kunnen de bedrijfsgegevens inzien en manipuleren, gebaseerd op hun toegewezen rechten. Hierdoor blijft gevoelige informatie beschermd en krijgen medewerkers alleen toegang tot de informatie die zij nodig hebben.


Zorg voor beveiligde verbindingen in deze mobiele tijden. Of het nu gaat om het ontvangen van e-mails op diverse apparaten of het werken vanaf externe locaties, een versleutelde verbinding is cruciaal. Een sterke tool biedt standaard encryptie om communicatie veilig te houden, vooral belangrijk bij gebruik van openbare netwerken zoals de wifi van een café of fastfoodrestaurant.

Implementeer een beleid voor sterke wachtwoorden. Met regelmaat duiken er lijsten op met frequent gebruikte en dus onveilige wachtwoorden. Om te voorkomen dat dergelijke wachtwoorden het bedrijf kwetsbaar maken, moet software gebruikers stimuleren tot het creëren van complexe wachtwoorden. Dit omvat het vermijden van oude wachtwoorden en het regelmatig vernieuwen ervan. Overweeg het gebruik van wachtwoordmanagers, zoals Apple Sleutelhanger, Dashlane of LastPass, om het beheren van diverse wachtwoorden te vereenvoudigen en de veiligheid te verhogen.

Tip 2: Bescherm gevoelige informatie door het toepassen van pseudonimisatie

Dit proces houdt in dat identificeerbare data, zoals namen, vervangen worden door een alternatief, bekend als een pseudoniem. Dit pseudoniem kan, indien nodig, terug vertaald worden naar de originele informatie. Bijvoorbeeld, een bekende bierfabrikant zou in projectplanningen kunnen voorkomen onder een andere naam zoals 'Warp Limited'. Ook projecten zelf kunnen versluierd worden met unieke codenamen.

Deze strategie voorkomt niet direct dat informatie zich verspreidt, maar beperkt wel de bruikbaarheid van de data voor externen. Het toekennen van pseudoniemen is een effectieve manier om een extra beveiligingslaag toe te voegen. Als informatie per ongeluk extern terechtkomt, blijft de context en betrokkenheid bij het project onduidelijk voor onbevoegden.

Deze techniek kan ook toegepast worden op persoonlijke data van medewerkers. In plaats van volledige namen te gebruiken in communicatie, kan men initialen of numerieke codes gebruiken. Verder kan je door anonimisering nog een stap verder gaan in beveiliging; zodra data volledig geanonimiseerd zijn, kunnen deze niet meer teruggeleid worden naar het individu. Dit is bijzonder relevant voor het respecteren van privacy en het vergeten van ex-medewerkers conform wettelijke verplichtingen. Anonimisering garandeert dat data op geen enkele wijze meer te herleiden is naar individuen na een bepaalde periode.

Tip 3: Verstevig de toegangsbeveiliging van je planningssysteem

Zorg ervoor dat enkel bevoegde teamleden toegang hebben tot specifieke informatie en bewerkingsrechten door het implementeren van een autorisatiematrix. Hiermee wijs je rechten toe aan individuen of functies, afhankelijk van hun noodzaak om bepaalde gegevens te zien of te bewerken.

Gebruik gebruikersprofielen in je software om nauwkeurig te bepalen wie toegang heeft tot bepaalde modules of gegevens. Bijvoorbeeld, een planner kan toegang hebben tot het planbord terwijl een projectmanager toegang heeft tot uitgebreidere projectgegevens. Dit zorgt ervoor dat elke medewerker toegang heeft tot alleen de benodigde informatie, waardoor zowel de efficiëntie verhoogd wordt als de risico's op datalekken worden verminderd.

Houd nauwlettend in de gaten wie toegang heeft tot je systemen, vooral als medewerkers de organisatie verlaten. Implementeer Single Sign-On (SSO) via je Identity Provider Systeem om een gecentraliseerd overzicht van toegangsrechten te beheren en snel aanpassingen te maken wanneer de situatie verandert. Dit helpt om ongeautoriseerde toegang, zelfs van voormalige medewerkers, te voorkomen.

Conclusie

Het waarborgen van de beveiliging van persoonlijke en bedrijfsspecifieke gegevens, waaronder planningen, is een continu proces dat constante aandacht vereist. Projectplanningen bevatten vaak kritieke informatie en met de toenemende digitalisering zijn bedrijven vaker het doelwit van cyberaanvallen. Bovendien dwingen nieuwe regelgevingen organisaties om hun privacy en beveiligingspraktijken te versterken.

Bij het selecteren van nieuwe planningssoftware is het essentieel om niet alleen naar functionaliteit te kijken, maar ook naar de veiligheidsmaatregelen die het biedt. De manier waarop medewerkers de software gebruiken en de bijbehorende beleidsmaatregelen en trainingen spelen een cruciale rol in het algehele beveiligingsniveau. Het is van vitaal belang om beide aspecten in overweging te nemen voor een robuuste beveiliging.